Komunikasi profesional: cara, fungsi, prinsip organisasi proses

2024 Pengarang: Miguel Ramacey | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 06:25

Komunikasi profesional adalah penting untuk membolehkan orang dalam syarikat berkomunikasi secara berkesan antara satu sama lain. Kepantasan kerja seluruh perusahaan secara langsung bergantung pada seberapa cepat dan boleh diakses pemindahan maklumat akan berlaku.

Komunikasi profesional memainkan peranan penting dalam membuat keputusan yang paling berkesan dan menyampaikannya kepada pasukan. Sekiranya mereka kurang mantap, maka ini mengancam untuk menyebabkan akibat negatif, yang boleh dinyatakan dalam kesilapan dalam keputusan yang dipilih, dalam kemunculan salah faham antara pekerja dan pengurus, serta dalam kemerosotan hubungan interpersonal.

Definisi konsep

Komunikasi profesional ialah interaksi yang dijalankan dalam alam perhubungan rasmi. Matlamat utama mereka adalah untuk mencapai hasil yang diharapkan, menyelesaikan tugas yang ditetapkan, serta mengoptimumkan aktiviti tertentu. Pada masa yang sama, setiap peserta dalam komunikasi profesionalmempunyai status tersendiri, menjadi bos, orang bawahan, rakan sekerja atau rakan kongsi.

Dalam kes apabila orang di peringkat yang berbeza dalam tangga kerjaya (pelaksana dan pengurus) berkomunikasi antara satu sama lain, kita boleh bercakap tentang komunikasi bawahan. Lagipun, menegak hubungan jelas kelihatan di sini. Apabila melaksanakan interaksi berdasarkan prinsip kerjasama sama rata, kita boleh bercakap tentang komunikasi mendatar.

Perkaitan isu

Komunikasi profesional ialah pengalaman harian untuk orang ramai. Ia berlaku di tempat kerja dan di sekolah, universiti dan institusi rasmi. Ini adalah komunikasi antara pelajar dan guru, orang bawahan dan bos, pesaing, rakan kongsi dan rakan sekerja. Untuk mencapai matlamat di hadapannya, setiap orang mesti biasa dengan cara dan prinsip komunikasi sedemikian, kerana rakan kongsi perlu berkomunikasi dalam bahasa yang sama (secara literal dan kiasan), mempunyai pengalaman sosial yang sama dan memahami satu sama lain.

Pematuhan syarat asas komunikasi perniagaan

Bagaimana untuk menjadikan komunikasi dalam aktiviti profesional seefektif mungkin? Ini memerlukan pemenuhan beberapa syarat. Pertama sekali, komunikasi harus mempunyai tujuan yang jelas. Pada masa yang sama, kepentingan semua orang yang terlibat dalam proses ini adalah penting dalam mencapainya. Contohnya ialah kesimpulan perjanjian, mewujudkan hubungan, menyelaraskan acara, membangunkan keadaan yang paling sesuai untuk kerjasama, dsb.

Kepada semua orangpeserta dalam komunikasi profesional dan perniagaan perlu menghubungi satu sama lain, dan melakukan ini tanpa mengira suka atau tidak suka peribadi. Pada masa yang sama, adalah wajib untuk mematuhi subordinasi, peranan pekerjaan, etika perniagaan dan sekatan formal. Konsep yang terakhir ini membayangkan bukan sahaja pelaksanaan pelbagai protokol, rutin dan peraturan, tetapi juga keperluan biasa untuk mengawal kuasa emosi sendiri dan menghormati lawan bicara.

Selain itu, salah satu syarat yang diperlukan untuk pelaksanaan komunikasi perniagaan yang paling berkesan dalam aktiviti profesional ialah kebolehurusannya. Ketua syarikat, sebagai orang yang paling berminat untuk menyelesaikan tugasan yang dihadapi oleh pasukan, harus terlebih dahulu menjaga momen sedemikian. Adalah penting baginya untuk memotivasikan pekerjanya untuk mencari penyelesaian terbaik, kerana jika tidak, mereka akan kekal sebagai pemerhati pasif, tidak menawarkan sebarang idea.

Alat komunikasi perniagaan

Komunikasi profesional ialah keinginan bermakna seseorang atau seluruh kumpulan orang untuk memotivasikan seorang pekerja atau seluruh pasukan untuk bertindak yang entah bagaimana boleh mengubah keadaan atau mengalihkan perbualan ke arah yang berbeza.

Terdapat beberapa alatan yang tersedia untuk pelaksanaan rancangan. Jadi, cara komunikasi profesional termasuk:

1. mel biasa. Daripada semua cara komunikasi perniagaan, ia adalah yang paling kuno. Dan dalam hal ini, mel tradisional mempunyai beberapakekurangan. Mereka terdiri daripada penghantaran mesej kelajuan rendah, reka bentuk surat yang lebih kompleks (berbanding dengan jenis komunikasi lain), dan lain-lain. Dan ini belum lagi fakta bahawa sistem ini tidak selalu berfungsi pada tahap yang sepatutnya. Tetapi mel biasa masih digunakan hari ini sebagai alat komunikasi profesional. Kelebihan utamanya ialah cara yang sangat boleh diterima untuk memindahkan dokumen penting antara rakan kongsi. Dalam hubungan perniagaan, kaedah seperti penghantaran telegram juga boleh digunakan. Perkhidmatan ini juga disediakan melalui mel.
2. Sambungan telefon. Ini adalah cara komunikasi perniagaan yang sangat cekap. Walau bagaimanapun, rundingan telefon tidak mengikat di sisi undang-undang. Perkara ini harus diambil kira apabila menggunakan komunikasi profesional, semasa menggunakan cara lain.
3. E-mel. Cara komunikasi perniagaan yang agak baharu ini mendapat populariti yang sewajarnya. Salah satu kelebihan utamanya ialah gabungan bentuk komunikasi bertulis (teks tetap) dengan kualiti yang dimiliki oleh komunikasi lisan, dalam bentuk kelajuan pemindahan maklumat dan kemungkinan mendapat respons yang hampir serta-merta. Kualiti sedemikian menjadikan e-mel sebagai salah satu cara utama yang digunakan untuk penghantaran mesej yang bersifat tidak formal.
4. Faks. Menggunakan peranti khas, anda boleh memindahkan salinan mana-mana dokumen dengan cepat kepada pasangan anda. Kelajuan adalah kelebihan komunikasi faksimili yang tidak diragukan lagi. Walau bagaimanapun, dokumen yang dihantar dengan cara ini tidak mempunyai kuasa undang-undang, kerana mereka tidak mempunyaitandatangan dan meterai asal. Itulah sebabnya, dalam kebanyakan kes, faks sebagai alat komunikasi hanya digunakan untuk penghantaran dokumen yang segera. Mereka boleh diterima untuk pelaksanaan hanya jika yang asal dihantar selepas mereka melalui pos biasa. Perlu diingat bahawa adalah dilarang untuk menghantar dokumen bertanda "Untuk Kegunaan Rasmi" atau "Sulit" melalui faks.

Komunikasi perniagaan

Hubungan lisan sentiasa menjadi nadi komunikasi profesional. Ia dijalankan antara orang yang saling berkaitan dengan kepentingan kes, dan juga mempunyai kuasa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang timbul dan mewujudkan perkongsian.

Perbualan sebegitu adalah satu cara komunikasi profesional, merangkumi semua kelebihan yang kekurangan komunikasi telefon dan pertukaran maklumat bertulis. Hakikatnya ialah komunikasi perniagaan:

• dijalankan dalam keadaan hubungan rapat, apabila mungkin untuk menumpukan perhatian hanya kepada seorang lawan bicara atau pada sekumpulan kecil orang;
• mewujudkan keadaan di mana perhubungan peribadi boleh diwujudkan;
• menyiratkan hubungan langsung.

Perbualan perniagaan terutamanya merujuk kepada ucapan lisan. Dan ia, berbanding dengan bentuk bertulis, mempunyai beberapa perbezaan yang ketara. Semasa perbualan sedemikian, ia menjadi mungkin untuk mempengaruhi secara langsung lawan bicara atau sekumpulan orang. Dalam kes ini, gerak isyarat dan mimik muka, intonasi dan sebagainya digunakan. selain itu,komunikasi bersemuka tidak meninggalkan masa untuk pra-pemikiran. Itulah sebabnya bentuk komunikasi kasual sering digunakan dalam perbualan perniagaan, serta beberapa ciri gaya dan tatabahasa.

Digunakan sebagai asas komunikasi profesional, perbualan perniagaan dibezakan terutamanya oleh pembinaan logik pemikiran. Berdasarkan amalan sedia ada, boleh dikatakan bahawa ahli perniagaan yang cemerlang dalam menggunakan pertimbangan dan konsep, yang mampu membuktikan dengan meyakinkan dan membuat kesimpulan yang betul, berjaya lebih cepat daripada ahli perniagaan yang tidak memiliki kemahiran ini.

Perbualan profesional mempunyai budaya psikologi tersendiri. Ia terletak pada keupayaan rakan bicara untuk memberi kesan yang baik kepada orang lain, mewujudkan suasana pertemuan yang mesra, menggunakan teknik khas yang melindungi daripada soalan yang salah, mendengar lawan mereka hingga akhir dan, jika perlu, menyangkal hujah mereka, gunakan teknik yang membolehkan komunikasi tanpa konflik.

Hubungan Antara Budaya

Hari ini, dunia semakin dihayati oleh proses globalisasi. Itulah sebabnya komunikasi profesional antara budaya muncul di hadapan. Untuk pelaksanaannya, pakar diperlukan yang bukan sahaja mengetahui bahasa asing. Mereka perlu menguasainya dari segi komunikasi perniagaan.

Selalunya komunikasi profesional sedemikian berlaku dalam bahasa Inggeris. Ia adalah alat komunikasi utama dalamperingkat antara negeri.

Bahasa Inggeris dalam bidang komunikasi profesional ialah versi bahasa Inggeris yang dimodenkan dan dipermudahkan secara umum. Ia dicirikan oleh kehadiran frasa klise standard, serta semua jenis corak. Pakar perlu mengenalinya dan boleh menggunakannya dalam situasi tertentu.

Jika seorang jurubahasa dijemput ke mesyuarat perniagaan oleh ahli perniagaan, dalam komunikasi profesional pakar sedemikian tidak akan meneruskan hanya dari pengalaman hidupnya dan tingkah laku yang diterima dalam persekitaran budaya asalnya. Mengambil kira keanehan tingkah laku orang lain akan membantu mengelakkan salah faham, kesilapan dan masalah dalam perbualan.

Dalam komunikasi profesional antara budaya, adalah perlu untuk mengetahui norma perhubungan interpersonal yang diterima dalam masyarakat tertentu. Iaitu - bahasa komunikasi bukan lisan dan lisan. Yang pertama termasuk pelbagai isyarat tanpa perkataan yang dihantar oleh peserta komunikasi antara satu sama lain. Mereka sering melakukan ini tanpa sedar. Perlu diingat bahawa pengetahuan bahasa bukan lisan dan lisan dalam komunikasi profesional yang bersifat antara budaya adalah kunci kepada mesyuarat yang berjaya. Seorang pakar harus mengetahui timbre pertuturan yang diterima pakai oleh orang tertentu, jumlah sebutan, intonasi, ekspresi muka, postur, dll. Norma penggunaannya semasa perbualan mungkin mempunyai beberapa perbezaan. Contoh utama ialah senyuman tradisional Amerika. Di Rusia, ia dianggap tidak ikhlas dan tiruan. orang Amerikasebaliknya, mereka percaya bahawa orang Rusia terlalu muram, kasar dan serius.

Latihan pakar

Bagaimanakah masalah dengan komunikasi perniagaan antara negeri diselesaikan? Rundingan yang berjaya memerlukan kehadiran penterjemah yang berkelayakan tinggi dalam bidang komunikasi profesional, yang mempunyai pengetahuan budaya khusus dan am. Universiti Rusia sedang melatih pakar sedemikian.

Pada masa yang sama, program yang dipanggil "Penterjemah dalam bidang komunikasi profesional" digunakan secara aktif. Ia menyediakan kemahiran untuk berkomunikasi dengan berkesan dalam pertukaran perniagaan dan budaya hari ini.

Fungsi Utama

Antara ciri komunikasi profesional ialah sistemnya yang agak kompleks. Ia terdiri daripada banyak peringkat, meliputi bukan sahaja organisasi tertentu, tetapi juga persekitaran luaran. Pertimbangkan fungsi utama komunikasi profesional.

1. Bermaklumat. Komunikasi profesional direka bentuk untuk memainkan peranan sebagai perantara tertentu. Dengan bantuannya, idea, keputusan dan mesej bertukar antara pekerja. Fungsi maklumat komunikasi perniagaan adalah perlu untuk mencapai matlamat organisasi, serta untuk menghapuskan masalah yang timbul semasa proses ini.
2. Motivasi. Komunikasi profesional menyumbang kepada keinginan pekerja untuk melaksanakan tugas mereka dengan lebih baik. Ini adalah fungsi motivasi.komunikasi profesional. Dalam kes ini, pemimpin menggunakan cara seperti perintah, pujukan, cadangan dan permintaan.
3. Kawalan. Menggunakan subordinasi hierarki, fungsi ini direka bentuk untuk memantau tingkah laku pekerja syarikat.
4. Ekspresif. Dengan bantuan fungsi ini, komunikasi profesional menyumbang kepada kepuasan keperluan sosial melalui luahan pengalaman dan perasaan tentang apa yang berlaku.
5. Komunikatif. Ciri ini sangat spesifik. Dengan bantuannya, kesilapan dan masalah biasa yang timbul dalam komunikasi perniagaan dikenal pasti dan diselesaikan, dan prinsip tingkah laku optimum dirumuskan.

Fungsi komunikasi profesional juga boleh dipertimbangkan dari sudut memastikan kehidupan syarikat secara keseluruhan. Dalam kes ini, perkara berikut berlaku:

1. Fungsi kawal selia. Apabila berkomunikasi, terdapat kesan tidak langsung atau langsung kepada pekerja, yang menjadi objek pengurusan. Fungsi sedemikian menyumbang kepada organisasi tindakan bersama dalam pasukan, penyelarasan dan pengoptimuman oleh ketua semua tindakan yang dilakukan oleh pasukan.
2. Fungsi kawalan sosial. Mana-mana kaedah untuk menyelesaikan masalah organisasi, serta bentuk dan prinsip kerjanya, mempunyai watak normatif yang jelas. Peraturan semua peruntukan ini, yang terdapat dalam arahan dan perintah ketua, membantu memastikan organisasi dan integriti institusi, serta konsistensi tindakan bersama setiap ahli pasukan. Untuk mengekalkan hala tuju ini danmelaksanakan komunikasi profesional kawalan sosial mereka.
3. Fungsi sosialisasi. Ia adalah salah satu tugas utama mana-mana pemimpin. Fungsi ini membolehkan pekerja muda menyertai aktiviti bersama, yang mula menguasai kemahiran dan kebolehan komunikasi, belajar mengemudi dalam situasi komunikasi, bercakap dan mendengar. Semua ini sangat penting bukan sahaja untuk tujuan penyesuaian interpersonal, tetapi juga untuk pelaksanaan aktiviti profesional. Pada masa yang sama, golongan muda memperoleh sikap bertolak ansur, berminat dan baik hati terhadap pekerja lain serta keupayaan untuk bertindak bagi memenuhi tugas kolektif.
4. Sosio-pedagogi. Dalam proses komunikasi profesional, terdapat proses latihan, pendidikan dan pembangunan keperibadian pekerja sambil memindahkan pengalaman praktikal kepadanya. Terima kasih kepada hubungan sistematik yang muncul semasa aktiviti bersama, semua peserta dalam komunikasi memperoleh pengetahuan tentang diri mereka sendiri dan tentang rakan kongsi, serta tentang pilihan terbaik untuk menyelesaikan tugas yang dihadapi oleh pasukan. Menguasai kemahiran praktikal kadangkala menjadi pampasan bagi sesetengah pekerja kerana kehilangan pengetahuan profesional. Dan ini dipastikan oleh fungsi sosio-pedagogi komunikasi.

Garis Panduan

Komunikasi profesional adalah berdasarkan:

1. Saling personaliti. Komunikasi sedemikian dicirikan oleh serba boleh, keterbukaan interaksi antara orang. Prinsip ini berdasarkan kepentingan peribadi antara satu sama lain. Dan ini walaupunbahawa komunikasi adalah berorientasikan perniagaan. Komunikasi sedemikian pastinya mempunyai ciri-ciri hubungan interpersonal.
2. Bermaksud. Prinsip komunikasi profesional ini adalah pelbagai guna, kerana proses komunikasi perniagaan, bersama-sama dengan beban maklumat yang dimaksudkan, juga membawa matlamat asas. Sebagai contoh, seorang pemimpin, memberitahu pasukan tentang data statistik yang dia miliki, ingin menunjukkan aspek bermasalah dalam bidang aktiviti tertentu. Pada masa yang sama, kemungkinan besar, pada tahap tidak sedarkan diri, dia berusaha untuk menunjukkan kepada mereka yang hadir kefasihan, pengetahuan dan kecerdasannya.
3. Kesinambungan. Ini adalah satu lagi prinsip komunikasi profesional. Ia terdiri daripada fakta bahawa, masuk ke dalam bidang pandangan rakan kongsi perniagaan kami, kami menjadi pemula hubungan berterusan dengannya. Pada masa yang sama, komunikasi berlaku bukan sahaja pada peringkat lisan. Rakan kongsi sentiasa menerima mesej tingkah laku yang mana dia boleh membuat kesimpulan yang sesuai.
4. Multidimensi. Dalam perjalanan komunikasi profesional, sekurang-kurangnya dua aspek hubungan interpersonal direalisasikan. Perkara pertama ialah pemindahan maklumat perniagaan dan penyelenggaraan kenalan yang dibuat. Yang kedua ialah terjemahan sikap emosi terhadap pasangan (ia boleh menjadi positif dan negatif).

Etika komunikasi profesional

Setiap peserta dalam komunikasi perniagaan mesti mempunyai:

1. Kejujuran. Mempunyai sifat perwatakan seperti itu, manusia menjauhkan diri dari perbuatan curang dan tipu daya. Walau bagaimanapun, walaupunmereka yang menganggap kejujuran sebagai standard tingkah laku perniagaan yang sangat diperlukan, kadangkala masih perlu berbohong. Dalam kes ini, orang ramai perlu membuat pilihan antara alternatif yang tidak memuaskan hati mereka. Walau bagaimanapun, kebenaran mesti sentiasa diberitahu. Pembohongan dibenarkan hanya apabila memilih yang lebih kecil daripada dua kejahatan, apabila keadaan memerlukan.
2. Integriti. Ciri yang wujud dalam diri seseorang mendapati ekspresinya dalam kesatuan tindakan dan kepercayaannya. Tingkah laku yang baik adalah bertentangan dengan kecurangan dan kemunafikan. Orang seperti itu akan sentiasa melakukan apa yang dijanjikannya. Sebagai contoh, seorang pekerja pasti akan membantu rakan sekerjanya dalam melaksanakan tugasan kerja. Ini akan berlaku walaupun tidak begitu mudah baginya untuk melakukannya, tetapi dia telah berjanji.
3. Keadilan. Ciri perwatakan ini membayangkan ketiadaan berat sebelah dan objektiviti dalam menilai orang lain dan tindakan mereka.
4. Tanggungjawab. Ciri seorang peserta dalam perhubungan perniagaan ini ditunjukkan dalam sejauh mana dia bertanggungjawab terhadap kata-katanya, mematuhi piawaian moral dan memenuhi kewajipannya.